In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt und in der Technologie eine immer größere Rolle spielt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen sich den Veränderungen anpassen und ihren Mitarbeitenden optimale Bedingungen bieten. Genau das ist unser Ziel bei MECO Systemhaus.

Als Unternehmen im Bereich der IT-Dienstleistungen wissen wir, dass unsere Mitarbeitenden unser wichtigstes Kapital sind. Deshalb legen wir großen Wert darauf, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Innovation, Kreativität und persönliches Wachstum fördert. Hier sind einige der Schlüsselkomponenten, die uns zu einem Arbeitgeber der Zukunft machen:

1. Flexibilität: Wir erkennen die Bedeutung einer ausgewogenen Work-Life-Balance an und bieten unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice. Dadurch können sie ihre beruflichen und persönlichen Verpflichtungen besser miteinander vereinbaren.
2. Weiterbildung: In einer sich schnell verändernden Arbeitswelt ist lebenslanges Lernen unerlässlich. Wir investieren daher in die Weiterbildung unserer Mitarbeitenden und unterstützen sie dabei, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen.
3. Teamwork und Zusammenhalt: Bei uns wird Zusammenarbeit großgeschrieben. Wir fördern ein offenes und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Teamwork und gegenseitige Unterstützung im Mittelpunkt stehen.
4. Innovation: Als Unternehmen in der IT-Branche wissen wir, wie wichtig Innovation für unseren Erfolg ist. Wir ermutigen unsere Mitarbeitenden dazu, neue Ideen einzubringen und innovative Lösungen zu entwickeln, um unseren Kunden stets die bestmöglichen Dienstleistungen anzubieten.

Diese Auszeichnung als Arbeitgeber der Zukunft 2024 ist eine Bestätigung dafür, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Doch wir ruhen uns nicht auf unseren Lorbeeren aus. Im Gegenteil, wir sind motivierter denn je, unseren Mitarbeitenden ein Arbeitsumfeld zu bieten, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Wir möchten uns bei unserem Team bedanken, das jeden Tag sein Bestes gibt, um unseren Erfolg möglich zu machen. Gemeinsam werden wir weiterhin an vorderster Front stehen, wenn es darum geht, die Zukunft der Arbeit zu gestalten.

Dem US-amerikanischen Unternehmen OpenAI ist mit dem Text-Roboter ChatGPT, der offiziell schon am 30. November 2022 gelauncht wurde, scheinbar der ganz große Wurf gelungen. Sämtliche Medien berichten von der sprachlichen Intelligenz des künstlichen Schreiberlings und selbst Journalisten lassen sich mitunter zu Lobeshymnen hinreißen. Und tatsächlich muss wohl auch jeder neidlos anerkennen, dass die Kompetenz des Text-und Sprach-Roboters überdurchschnittlich hoch ist. Nicht nur für Laien sind die Texte von ChatGPT nicht oder kaum von welchen zu unterscheiden, die von einer realen Person verfasst wurden. Beziehungsweise: Nicht selten sind sie sogar besser, denn bekanntermaßen liegt das Schreiben auch nicht jedem.

Teilweise wird bereits daher nun darüber spekuliert, ob die Technologie hinter ChatGPT der nächste, richtig große Wurf ist – in etwa vergleichbar mit dem ersten iPhone oder dem Siegeszug der Bitcoins. Aber wie immer gilt: Wo Licht ist, da ist auch Schatten. Einige Datenschützer und Wissenschaftler sehen die Entwicklung der KI im Allgemeinen und des Text-Roboters im Speziellen durchaus kritisch.

Die innovative Sprachsoftware mit Künstlicher Intelligenz

Das Besondere an ChatGPT ist die bereits erwähnte Sprachkompetenz. Selbige ist in keiner Weise vergleichbar mit den oft recht holprigen Google-Translate-Übersetzungen, die Ottonormalverbraucher beispielsweise kennt. Im Gegenteil: Der OpenAI Text-Roboter vermag ganze Geschichten zu erzählen, Reden zu schreiben oder Artikel wie diesen zu verfassen – binnen Sekunden, ohne weiteres menschliches Zutun.

Der Hype um die KI-Sprachsoftware kommt daher nicht von ungefähr und scheinbar existieren unendlich viele Anwendungsbereiche. Damit der Roboter aber das kann, was er kann, verbirgt sich unter der Haube eine nahezu unvorstellbare Menge an Daten. Und an diesem Punkt ergibt sich der Diskussionsstoff. Zum einen geht es um die Sicherheit und den Schutz von mitunter sensiblen Daten.

Zum anderen – und das ist fast wichtiger – stellt sich die Frage nach einer gesellschaftlichen Verantwortung und Moral. Denn wer könnte ansonsten schon verhindern, dass der künstlich intelligente Text-Roboter nicht von der dunklen Seite der Macht missbraucht wird? Um mit Fake-News und Hass nur zwei Schlagworte zu nennen, die diesbezüglich relevant sein könnten.

ChatGPT in der Kritik

Einige Forscher und Experten für Entwicklungen rund um die Künstliche Intelligenz stehen ChatGPT durchaus kritisch gegenüber. Ruth Stock-Homburg, BWL-Professorin an der TU Darmstadt, sagt: „Im Moment ist dieser Hype. Ich habe das Gefühl, dass man dieses System kaum kritisch reflektiert.“ Und mit ihrer Meinung ist sie nicht allein, auch andere Wissenschaftler warnen vor Sicherheitslücken oder Aspekten rund um den Datenschutz.

Ein anderer Kritikpunkt ist, dass sich das System laut Experten recht leicht manipulieren lässt. In einem Fallbeispiel zeigte Sven Schultze, Experte für Sprach-KI, auf, dass ChatGPT sich unter bestimmten Voraussetzungen zu rassistischen Äußerungen hinreißen lässt. Ebenso war es möglich, auf eine Frage bezüglich des Klimawandels mit dem Link zu einer Webseite zum Thema Diabetes zu antworten. Derartige Irrläufer passieren, wenn die KI in ihrer Datenbasis keine konkrete Antwort findet.

Dabei darf man nicht vergessen, dass die Daten vornehmlich aus dem Jahr 2021 stammen. Demnach ist Angela Merkel noch Bundeskanzlerin. Schultze sieht dadurch die Gefahr, dass die Sprach-KI „dann einfach lügt oder bei sehr speziellen Themen Informationen erfindet.“

Sicherheitsmechanismen und Gefahren für das Bildungswesen

Der Text- und Sprach-Roboter ist durchaus mit Sicherheitsmechanismen ausgestattet und gibt beispielsweise entsprechende Warnung bei Fragen mit kriminellen Inhalten heraus. Auf der anderen Seite liefert er aber genauso entsprechende Anleitungen für einen Einbruch und gibt den wertvollen Hinweis, dass man auch Gewalt oder Waffen einsetzen könne, wenn die Bewohner zu Hause seien. Ebenso kann man sich durch ChatGPT zeigen lassen, wie man eine Phishing-Mail idealerweise aufbauen sollte.

Ein anderes Problem, das künftig möglicherweise auftreten könnte, betrifft den Bildungsbereich. ChatGPT statt Wikipedia – und Lernende müssen sich nicht mehr selbst damit abmühen, bestehende Quelltexte umzuschreiben. Zwar finden die wichtigen Prüfungen in Präsenz und ohne Smartphone statt, für Hausaufgaben, Referate oder Facharbeiten könnte die Text- und Sprach-KI aber durchaus das neue Wunderwerkzeug sein. Und derartige Schummeleien sind aufgrund der Individualität und Qualität der Texte nur schwer zu erkennen.

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Was glauben Sie, wie viel Zeit der durchschnittliche Büromitarbeiter täglich alleine damit verbringt, seine E-Mails zu checken und zu bearbeiten? Die Antwort ist erschreckend: Bis zu vier Stunden – und damit die Hälfte der gesamten Arbeitszeit. Im Durchschnitt erreichen jeden Mitarbeiter um die 40 E-Mails pro Tag. Und natürlich wollen all diese gesehen und beantwortet werden (Spam und Newsletter natürlich ausgenommen). Es gehört sich schließlich so. Oder?

Fakt ist: Die elektronische Post verschlingt jede Menge kostbare Arbeitszeit – die ja auf der anderen Seite auch wieder bares Geld ist. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Mit einigen wenigen Maßnahmen lässt sich ein ordentliches E-Mail-Management etablieren. Die Ziele dabei? Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger Stress (auch psychisch) und eine insgesamt besser organisierter Arbeitsalltag.

Volle Postfächer und E-Mail-Flutwellen belasten Arbeitnehmer

In einigen Aspekten ist das Instrument E-Mail Fluch und Segen zugleich. Einerseits komplett etabliert für den schnellen, unkomplizierten Informationsaustausch und die Kommunikation über Räumlichkeiten hinweg, andererseits ein Zeitfresser und mitunter Stressfaktor. Denn wer gerade hochkonzentriert an einem wichtigen Projekt arbeitet, kann nur zu schnell durch neue Nachrichten im Posteingang abgelenkt werden. Und das ist noch extremer geworden seitdem nicht nur der PC bzw. Laptop über neue Mails informiert, sondern auch noch das Handy oder gar die Smartwatch.

Darüber hinaus kommt es nicht selten vor, dass eine Kommunikation, die via Telefon oder von Angesicht zu Angesicht in zwei Minuten geklärt wäre, langatmig in 52 E-Mails erfolgt. All das sind nur einige Gründe dafür, dass zunehmend mehr Büroangestellte über „digitalen Stress“ klagen. Und welche Auswirkungen Stress auf die Gesundheit, das Befinden, die Motivation und gar die burnout-bedingte Ausfallquote schlimmstenfalls haben kann, ist hinreichend bekannt.

E-Mail-Management ist Zeit-Management

Das Wahrnehmen, Lesen, Bearbeiten und Beantworten von E-Mails kostet viel Zeit und nicht selten entsteht daraus dann irgendwann ein Zeitdruck, weil die eigentlichen Aufgaben liegenbleiben. Es ist daher sehr sinnvoll, sich persönlich Gedanken über das eigene E-Mail-Management zu machen. Das gilt natürlich besonders dann, wenn Sie immer häufiger feststellen, dass Ihr Stresslevel  durch die Vielzahl täglicher Nachrichten steigt.

Daher vorab die wichtigste Regel im E-Mail Management. Eine E-Mail ist per Definition kein Kommunikationsmittel, das Sie dazu nötigt, sofort alles stehen und liegen zu lassen. Wenn es wirklich brennt und ein Thema keinerlei Aufschub duldet, können Sie davon ausgehen, dass der Andere zum Telefonhörer greift – oder direkt vor Ihrem Schreibtisch steht. Wer sich allein diese Tatsache bewusst macht und häufiger vor Augen führt, verspürt auf einmal das tiefe Gefühl der Gelassenheit.

Tipps für ein smartes E-Mail-Management

Im E-Mail-Management gibt es noch einige weitere Regeln und Tipps, deren Umsetzung sich lohnt und den Arbeitsalltag entzerrt. Hier kommen sie:

Zeitplan-Erstellung

Planen Sie feste Slots für die aktive Bearbeitung von E-Mails ein. Ideal geeignet ist gleich der frühe Morgen zu Arbeitsbeginn. Ein zweiter Slot ist nach der Mittagspause sinnvoll. Der dritte und letzte etwa eine Stunde vor Feierabend. Bei kleinen Fragen und Anliegen Ihrerseits haben Sie noch gute Chancen auf eine Antwort, während Sie selbst Ihren Tag optimal abschließen können. Wichtig: In Zeiten außerhalb der Slots sollten Sie nach Möglichkeit akustische und/oder visuelle Benachrichtigungen über neue E-Mails pausieren.

1-Minute-Regel

Es gibt E-Mails, die sich innerhalb von einer Minute beantworten lassen. Ist das der Fall, sollten Sie es auch tun – und die ursprüngliche Nachricht direkt entsprechend ablegen. So verhindern Sie, dass sich „Kleinkram“ aufstaut. Wichtig: Konsequent bleiben. Eine Minute ist eine Minute. Was länger braucht, muss bis zum nächsten Slot (s. o.) warten.

Kurz halten, sachlich bleiben

Vergessen Sie nicht, wozu E-Mails überhaupt erfunden wurden und worin ihr Nutzen im Gegensatz zu der persönlichen oder telefonischen Kommunikation liegt. Verzichten Sie daher auf Romane, denn dann droht Gefahr, dass Sie welche zurückerhalten. Zudem gibt es Themen, bei denen das Medium E-Mail auch einfach nicht geeignet ist. Das betrifft insbesondere persönliche Angelegenheiten oder Streit mit Kollegen zu.

Newsletter

Hand aufs Herz: Wie viele Newsletter erhalten Sie in etwa pro Woche? Und wie viele davon lesen Sie? Daher: Trennen Sie sich von allen Newslettern, die Sie nicht (mehr) interessieren und Ihnen nur kostbare Aufmerksamkeit rauben. In unserem Artikel „Newsletter abbestellen“ verraten wir Ihnen, wie Sie sich mit Hilfe eines praktischen Tools gleich in Masse abmelden können. Alternativ nutzen Sie die klassische Methode und klicken Sie einfach auf den entsprechenden Abmeldelink, der per Gesetz in jedem Newsletter enthalten sein muss. Sie finden ihn in der Regel ganz unten im sogenannten Footer in meist sehr kleiner Schrift. Tipp: Fehlt der Abmeldelink, setzen Sie den Absender einfach auf die Blacklist Ihres E-Mail-Programms.

Ablage-System

Experten sind sich einig: Es gibt zwei Arten von Menschen. Die einen präferieren das Prinzip „Inbox Zero“, die anderen verfügen über einen Posteingang mit vier- bis fünfstelliger Anzahl von Nachrichten. Problem: Irgendwann finden Sie auch gesammelt an dieser einen, zentralen Stelle nicht mehr auf Anhieb die Kommunikation, nach der Sie suchen. Ein individuelles Ablagesystem ist daher empfehlenswert. Wichtig: Überlegen Sie vorher, nach welchen Kriterien und Themen eine Sortierung sinnvoll ist. In Ihrem Posteingang sollten sich nur unbearbeitete E-Mails befinden.

1-Klick-Regel

Disziplinieren Sie sich selbst. Die 1-Klick-Regel besagt, dass jede E-Mail nur einmal angeklickt werden darf. Und das reicht eigentlich auch. In der Vorschau-Ansicht können Sie schnell erfassen, ob es sich um eine E-Mail der Kategorie 1-Minute handelt oder eben nicht. Der Sinn dahinter: Sie konzentrieren sich erst auf den Inhalt, wenn Sie auch wirklich Zeit und Muße für die Bearbeitung haben. Alternativ: Sie entscheiden sich direkt für das Löschen oder Weiterleiten und das Thema ist zunächst einmal für Sie erledigt.

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Hersteller Microsoft grenzt mit dem kommendem Microsoft Teams Premium den Funktionsumfang zu dem in der Standard-Version ab. Mit der neuen Teams Premium-Version, die aktuell noch lediglich als Preview verfügbar ist und bald über ein zusätzliches Abonnement genutzt werden kann, kommen Nutzer in den Genuss von noch mehr Funktionen. Das übergeordnete Ziel: Meetings und Video-Konferenzen sollen künftig noch einfacher und effizienter werden.

Darüber hinaus hat der Konzern bei der Entwicklung der Premium-Version auf das Thema Individualität gelegt. Unternehmen können diverse Funktionsbereiche des Tools wie beispielsweise den Warteraum an sich und ihre Corporate Identity anpassen, wodurch Meetings mit Externen einen professionelleren Anstrich erhalten. Auch viele Aspekte rund um den Schutz der besprochenen und geteilten Inhalte freuen sich über Optimierungen.

Wichtig zu wissen: Einige der Funktionen der Premium-Version sind aktuell in der Standard-Version enthalten. Sie stehen nach dem offiziellen Start von Teams Premium dann aber nur noch dort zur Verfügung, während die Standard-Version dann automatisch über weniger Features verfügt.

Microsoft Teams Premium – Funktionen & Vorteile im Detail

Im hauseigenen Blog hat Microsoft bereits eine umfangreiche Liste (bislang ausschließlich in englischer Sprache) veröffentlicht, über welche Features die kommende Premium-Version verfügt. Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:

• Ende-zu-Ende-verschlüsselte Meetings mit bis zu 50 Personen
• Optimierte Anpassbarkeit von Oberflächen / dem Look-and-Feel der Plattform
• Erstellung von individuellen Meeting-Vorlagen im Corporate Design des Unternehmens durch einzelne Nutzer
• Anpassung von Warteräumen, Hintergründen und Zusammen-Modus-Szenen
• Erweiterte Schutzmöglichkeiten (z. B. Wasserzeichen auf Aufzeichnungen)
• Integrierte Live-Übersetzung inkl. optionaler Vorlese-Modus
• Nutzung von „Green Rooms“ in Vorbereitung auf Online-Webinare
• Möglichkeit der Änderung von Teilnehmer-Ansichten
• Festlegung eigener User-Richtlinien
• Erstellung von Wartelisten mit bedarfsweise manueller Zustimmungs-Regelung
• Versand von E-Mail Remindern an Meetingteilnehmer / Versand von SMS-Benachrichtungen
• Festlegen eines Enddatums für den spätesten Anmeldezeitpunkt für Webinare
• Einzelne Nutzer für das Aufnehmen von Meeting-Aufzeichnungen freischalten bzw. ausschließen

Darüber hinaus soll die neue Premium-Version auch das Streaming per RTMP unterstützen. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre eigenen Streaming-Server mit Echtzeit-Übertragung aufsetzen und nutzen können. In der bisher verfügbaren Preview-Version ist dieses Feature noch nicht enthalten, zum offiziellen Launch ist es laut Hersteller aber fest eingeplant.

Kosten der Premium-Version von Microsoft Teams

Das Upgrade von der Standard- auf die Premium-Version von Microsoft Teams soll monatlich 10 US-Dollar – also vermutlich in Europa glatt 10 Euro – kosten. Details zur konkreten Preisgestaltung werden allerdings erst zum offiziellen Start erwartet, der für Februar 2023 angekündigt ist.

Der Zugang soll sich einfach und schnell über das Microsoft 365 Admin Center aktivieren lassen. Gleiches gilt übrigens für die Deaktivierung, die ebenfalls via Klick möglich ist. Da die Premium-Version als flexibles Zusatz-Abo konzipiert ist, können Unternehmen die neue Version einfach testen und sich anschließend dafür oder dagegen entscheiden, weiterhin auf die MS Teams Premium zu setzen.

Wichtig: Einige der Funktionen sind aktuell noch in der Standard-Version von Teams verfügbar. Nach dem offiziellen Start von Microsoft Teams Premium haben Nutzer 30 Tage Zeit, sich für das Zusatz-Abo zu entscheiden. Erfolgt dies nicht, stehen die erweiterten Funktionen nach Ablauf der Frist nicht mehr zur Verfügung.

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