Im Allgemeinen steigen die IT-Kosten in nahezu jedem Unternehmen jeder Branche seit Jahren kontinuierlich an. Ein Grund dafür: Die Entwicklung des Cybercrime. Immer perfidere Cyber-Attacken gegen Unternehmen machen kontinuierliche Investitionen in die IT-Sicherheit unumgänglich. Parallel dazu sorgen die Entwicklungen rund um die Digitalisierung dafür, dass die Töpfe immer größer werden müssen, wenn man mit dem (internationalen) Wettbewerb mithalten möchte.

Was aber nun, in Zeiten der Inflation und Energiekrise? Viele Unternehmen fragen sich, an welchen Stellen sie Kosten einsparen können, um ihre Wirtschaftlichkeit zu erhalten. Die gute Nachricht: Wer seine IT-Kosten senken möchte oder muss, muss nicht zwangsläufig Risiken eingehen oder seine Wettbewerbsfähigkeit einbüßen. Vielmehr kommt es darauf an, genau zu prüfen, welche Kosten wirklich notwendig sind. Und vor allem: welche nicht.

IT-Kosten senken, aber nicht am falschen Ende sparen

Wichtig ist: Machen Sie keine Kompromisse, wenn es um Ihre allgemeine IT- und die Datensicherheit geht. Sie wissen: Ihre Daten sind quasi das Gold Ihres Unternehmens. Hier durch fehlende Investitionen oder die Reduzierung von Kosten das Risiko einzugehen, Opfer von Cyber-Attacken mit Ransomware und Co. einzugehen, wäre grob fahrlässig. Vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, dass IT-Ausfallzeiten einen enormen wirtschaftlichen Schaden anrichten können. Denn erst am Ende ist Zahltag. Und die Kosten für Ausfälle können viel höher ausfallen als das, was Sie durch etwaige Einsparungen vorab gut gemacht haben.

Dennoch gibt es sinnvolle Maßnahmen und Ideen, mit denen Sie Ihre IT-Kosten reduzieren können. Und zwar nicht nur kurzfristig, sondern auch nachhaltig und Sinne des weiteren Wachstums Ihres Unternehmens. Einige davon stellen wir Ihnen jetzt vor.

IT-Kosten reduzieren – fünf Ideen

Vorab: Unsere Ideen und Spar-Tipps sind keinesfalls allgemeingültig und es liegt an Ihnen, individuell zu prüfen, ob die Umsetzung Sinn macht oder nicht.

1. Ungenutzte Software & Tools abschaffen

In vielen Unternehmen hat sich – gerade im Laufe der letzten Jahren – ein wahres Software-Sammelsurium gebildet. Durch die Dynamik und Schnelligkeit, mit der die Anbieter ihre Programme weiterentwickeln, sind häufige Wechsel der Anwendungssoftware keine Seltenheit. Und das ist auch grundsätzlich gut, denn jede Innovation trägt mitunter dazu bei, dass Prozesse beschleunigt werden oder sich die Produktivität der Mitarbeiter erhöht.

Wichtig ist, dass man die ungenutzten „alten Schätzchen“ nicht komplett aus dem Blick verliert. Im schlimmsten Fall zahlen Sie schon lange für Lizenzen und die Wartung von Software, die kein Mensch mehr nutzt (siehe Tipp 3). Unser Tipp lautet also: Erstellen Sie eine detaillierte Aufstellung über alle Programme, die in Ihrem Unternehmen mal genutzt wurden und grundsätzlich noch vorhanden sind. Anschließend ist konsequentes Ausmisten angesagt.

2. Hardware auf den Prüfstand

Was für die Software gilt, gilt auch für die Hardware. Hier können jedoch zwei Szenarien eintreten.

Nummer eins: In Ihrem Unternehmen existiert ein Abstellraum voller ungenutzter Hardware. Macht diese grundsätzlich noch etwas her, können Sie sie verkaufen und damit gleichzeitig die Idee der nachhaltigen IT im Sinne von „Zero Waste“ unterstützen. Alternativ: Spenden Sie ungenutzte Hardware – beispielsweise an Schulen oder andere Bildungseinrichtungen. Damit tun Sie gleichzeitig noch etwas Gutes und polieren Ihr Image auf.

Szenario Nummer zwei: Sie setzen an wichtigen Stellen veraltete Hardware ein. Das Problem hierbei: Sie kann sich als Bremsklotz entpuppen. Denken Sie hier langfristig, auch wenn der Kauf neuer Hardware im ersten Moment natürlich wenig mit dem Vorsatz „IT-Kosten senken“ zu tun. Mittel- bis langfristig zahlt sich die Nutzung moderner Hardware immer aus, da mit ihr neue Technologien genutzt und Prozesse beschleunigt werden können.

3. Kosten sparen durch Lizenzmanagement

Noch einmal zurück zur Software. Selbst mit Programmen, die noch im Einsatz sind, lassen sich IT-Kosten reduzieren. Nämlich immer dann, wenn Sie mehr Lizenzen besitzen, als Mitarbeiter, die selbige nutzen. Die Lösung des Problems: Etablieren Sie ein Lizenzmanagement. Das Beste: Es ergibt sich noch ein weiterer Vorteil, denn im Rahmen der laufenden Verwaltung aller Softwarelizenzen passiert es Ihnen auch nicht, unterlizensiert zu arbeiten. Denn wer dabei erwischt wird, darf sich auf hohe Bußgelder gefasst machen.

Umgekehrt lässt sich mit Lizenzen aber auch Geld verdienen, denn ähnlich wie bei der gebrauchten Hardware gibt es auch hierfür einen Second-Hand-Markt. Unser Tipp: Lassen Sie sich diesbezüglich von einem Experten beraten.

4. Prozesse und Arbeitsabläufe digitalisieren

Zahlreiche Prozesse in Unternehmen lassen sich dank technologischer Innovationen und der Digitalisierung optimieren oder beschleunigen. Und da Zeit am Ende des Tages auch immer Geld ist, lässt sich mitunter richtig sparen. Manchmal geht es also gar nicht darum, auf IT-Investitionen zu verzichten, sondern durch den Einsatz moderner IT die Personalaufwände zu reduzieren. Denn wenn Automatisierungsprogramme im Einsatz sind oder gar lediglich ein cloudbasiertes, kollaboratives Arbeiten möglich ist, sparen alle Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Diese lässt sich dann nutzen, um das Unternehmen wirklich voranzutreiben und neue Projekte anzugehen.

5. Automatisierung nutzen

Gerade im Bereich der IT-Sicherheit lassen sich Kosten effektiv reduzieren, wenn man auf Automatisierung setzt. Statt beispielsweise manuell stets und ständig zu überprüfen, für welche Software und Tools sicherheitsrelevante Updates bereitstehen und diese dann durchzuführen, erledigt all das ganz automatisch ein integriertes Patch-Management. Ähnliches gilt für die Themen Anti-Virus oder auch die Firewall. Durch die Entscheidung für Managed Services lassen sich diese zeitaufwändigen (aber enorm wichtigen) Aufgaben schnell und einfach auslagern.

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